La réussite économique d’une entreprise paysagiste est liée à l’harmonisation simultanée de 3 éléments :

Gardez tout d’abord à l’esprit que 80 % de la rentabilité des chantiers ( si les prix sont corrects ) est dépendante de l’organisation. La fluidité des phases amont ( commercial, études, planification des ressources, dossier d'exécution, communication interne ) avant le démarrage proprement dit du chantier, conditionne son bon déroulement.

Tout système d’organisation comprend :

- des fonctions : quel est le rôle précis de chacun des collaborateurs de l’entreprise ? ses responsabilités ? sa participation dans les procédures ? ( y compris le dirigeant de l’entreprise… ).

- des procédures de travail ( bureau & production ) formalisées par écrit : qui fait quoi ? à quel moment ? comment ? avec quels documents ?. Ce volet comprend également la gestion du dépôt et moyens techniques de production.

Ces procédures constituent la colonne vertébrale du fonctionnement de l’entreprise et sont rarement formalisées. De fait, beaucoup d’entreprises fonctionnent selon un système d’auto-organisation individualisé ( chaque nouveau collaborateur crée pour partie sa propre fonction et ses procédures ).  

- une bonne communication :  les collaborateurs terrain possèdent-ils toutes, et les bonnes informations d’exécution du chantier ( démarrage et suivi ) ?.  Bannissez la communication exclusivement orale et formalisez par écrit les instructions.

En clair, tous les dysfonctionnements de l’organisation bureau, vont avoir un impact immédiat sur la gestion des chantiers, impact se traduisant principalement par des pertes de temps, donc d’heures non facturables.

Quelques exemples de ces heures :

- approvisionnements fournisseurs en début de matinée : nous voyons encore trop souvent ces courses effectuées au jour le jour sans vision hebdomadaire, sans parler des « oublis » de commande fournisseur ou certitude quand à la disponibilité ( ?) des fournitures lesquels provoquent des ruptures de chantier.

- planification au jour le jour ( pertes de temps le matin ).

- implantation chantiers de moyenne taille ou importants effectué le jour même du démarrage ( l’horloge tourne pendant palabres et réflexions ).    

- informations chantiers ou modification travaux mises « à la trappe » par le commercial ou le responsable travaux, ou dossiers d'exécution incomplets ou erronés.  

Lorsque l’entreprise est en phase de croissance, tous les dysfonctionnements vont s’amplifier et l’on constate souvent que l’on « brasse du vent » ( la rentabilité ne suit pas la hausse du chiffre d’affaires ).

Quelle que soit la structure de l’entreprise, gardez à l’esprit qu’un chef d’entreprise ne doit pas être un homme orchestre, mais un chef d’orchestre.

Lors de nos interventions en entreprise, nous constatons toujours un fossé entre le bureau (comprenez selon les structures : le dirigeant, le commercial, le bureau d’études, le responsable travaux ) et la production.

Or, la motivation du personnel n’est pas uniquement liée à des aspects financiers. Les entretiens individuels avec le personnel de terrain lors de nos interventions sont révélateurs, car sont abordés majoritairement les dysfonctionnements suivants :

-         manque de communication et de concertation.

-         organisation & planification des chantiers à géométrie variable.

-         absence d’anticipation 

Il convient ici de ne pas oublier que l’un des principes de base du management s’appuie sur l’idée que le rendement d’une personne est fonction de son niveau de compétence et de sa motivation.

Sans aborder les grandes théories du management, penchez vous sur des éléments qui relèvent du pur bon sens pour développer la motivation de vos collaborateurs :

- l’organisation du travail fait partie intégrante de la motivation. Travailler dans une organisation à géométrie variable n’a jamais motivé personne.

- responsabilisez vos principaux collaborateurs terrains ( ceux à même d’assurer la responsabilité de la conduite d’un chantier ) et ne les considérez pas comme de simples exécutants. Vous changerez ainsi leur comportement en termes de responsabilité, d’autonomie et d’initiative. Pour ce faire, il convient de les intégrer plus en amont de l’organisation production.

Décloisonnez le bureau et la production, vous motiverez vos collaborateurs et améliorerez votre productivité.

La gestion du temps de travail constitue une composante importante de l’organisation d’une entreprise paysagiste, donc de sa rentabilité économique d’autant plus que la main d’œuvre constitue la masse la plus importante de votre chiffre d’affaires.

Le constat

La majorité des entreprises effectuent une gestion assez empirique du temps de travail (amplitude de travail semaine identique sur l’année avec un « compteur » de prise en compte des évènements climatiques et heures supplémentaires ).

Or, vous savez tous que votre activité est soumise à des variations saisonnières plus ou moins importantes ( jetez un simple regard sur vos éléments de facturation mensuelle ). 

Quand bien même votre activité apparaît à un niveau correct durant la période hivernale  les apparences sont trompeuses.

En effet, les conditions climatiques génèrent des pertes de temps, donc une augmentation des heures budget chantier.

Par ailleurs, un faible plan de charge n’incite pas le personnel de production à un rendement normal ( loi de Parkinson : une tâche nécessite toujours tout le temps dont on dispose pour l’effectuer ).

Pour simplifier, ces heures perdues en période hivernale ( non génératrices de chiffre d’affaires) sont compensées par des heures supplémentaires en période de pleine activité.

A cela s’ajoute les heures indirectes ( heures travaillées mais non facturables aux clients. Exemple : démarrage laborieux au dépôt le matin, reprise de travaux, entretien matériels, locaux, courses chantiers etc ).

Raisonnez simplement : chaque heure perdue coûte 40 € à l’entreprise ( prix moyen de facturation horaire client ).

Quels sont les avantages de l’annualisation ?

- adapter l’amplitude de travail du personnel à l’activité de l’entreprise. Ceci permet pour partie de gommer les variations saisonnières, donc de générer plus de chiffre d’affaires et d’améliorer la rentabilité.

- améliorer l’organisation de la production ( flexibilité organisationnelle ) et éviter le casse tête rencontré en hiver « Que vais-je leur faire faire cette semaine ? ».

-  gérer de manière plus pointue le temps de travail individuel et maîtriser les heures de récupération.

La mise en place de l’annualisation

Ce système peut être mis en place à n’importe quelle période de l’année.

La matrice annuelle constitue un prévisionnel et peut être révisée en cours d’année, bien entendu avec un délai de prévenance des salariés. Par contre, Les évènements climatiques sont gérés en temps réel.

Le personnel est donc embauché pour un certain nombre d'heures effectuées sur 12 mois et selon des horaires qui peuvent varier, en fonction des besoins de la production, d'une semaine voire d'une saison à l'autre. Les salaires sont également calculés par rapport à un nombre d'heures fixé sur base annuelle.

L’annualisation peut être différente pour les différents secteurs d’activité ( création / entretien) au sein de la même entreprise  .

La programmation s’effectue par semaine de travail. A ce titre, il convient d’analyser votre activité ( notamment hiver / été ) afin de caler au mieux l’amplitude de travail. A titre indicatif, il n’est pas nécessaire de programmer des semaines de 5 jours ( périodes creuses ).

Une information doit être communiquée à l’inspection du travail ( document prévisionnel annuel ).

En parallèle, il convient aussi de statuer sur les congés du personnel ( nous voyons encore fréquemment des salariés prendre des congés en Mai alors que les jours fériés pénalisent déjà l’entreprise en pleine saison ).

 
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En résumé : prenez le temps d’analyser cette composante, vous obtiendrez rapidement des résultats sensibles tant au niveau organisation que rentabilité économique.